Chức năng quản lý lịch hẹn trên phần mềm CRM, quản lý nha khoa giúp các bác sĩ chăm sóc khách hàng tốt hơn, giúp giảm thời gian chờ tại phòng khám, tối ưu nhân sự, kiểm tra trạng thái phòng khám, cho phép khách hàng dễ dàng chọn lựa được các khung giờ hợp lý, giảm thời gian chờ, tối ưu thời gian của BS, phụ tá ...
Bước 1: Thêm lịch hẹn
Bác sĩ có thể thêm lịch hẹn mới bằng cách click vào ô thời gian và bác sỹ tương ức trên lịch hẹn để tạo lịch hẹn.
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết
Điền đầy đủ thông tin cần thiết cho một lịch hẹn.- Khách hàng: Chọn khách hàng cũ đã lưu trong hệ thống, hoặc thêm khách hàng mới.
- Công việc: Chọn việc cần thực hiện cho lịch hẹn.vd: cạo vôi răng, đánh bóng răng ...
- Bác sĩ: Chọn bác sỹ thực hiện cho lần hẹn đó.
- Ghi chú: Các ghi chú nếu có.
- Bắt đầu: Chọn thời gian cho lịch hẹn.
- Thời lượng theo phút: Chọn thời lượng cho cuộc hẹn, nhỏ nhất là 30 phút.
- Phụ tá: Chọn người phụ tá cho bác sĩ.
- Tài Nguyên:
- Trạng thái: Chọn trạng thái cuộc hẹn.(New, Confirmed,Waiting, In-progress,Done, Cancel)
- Mới: Cuộc hẹn mới, (cuộc hẹn chưa đến thời gian hẹn hoặc bệnh nhân chưa xác định đến)
- Xác nhận: Cuộc hẹn bệnh nhân đã xác nhận là sẽ đến.
- Đang đợi: Trạng thái bệnh nhân đến điểm hẹn và chờ vào phòng khám.
- Đang trong quá trình điều trị: Trạng thái bệnh nhân đã vào phòng để thực hiện lần khám.
- Hoàn tất: Trạng thái hoàn tất lịch hẹn.
- Hủy bỏ: lịch hẹn bị hủy bỏ.
Bước 3: Thao tác trên lịch hẹn.
Bác sỹ có thể thao tác những lịch hẹn bằng cách thay đổi thời gian, thay đổi nhân sự thực hiện, và thay đổi trạng thái cuộc hẹn bằng cách click vào ba dấu chấm góc trên bên phải.Lưu ý: Việc thao tác trên lịch hẹn ngoài giúp các Bác sĩ ghi nhớ được thời gian tiếp đón bệnh nhân, nó còn giúp Bs có các số liệu thống kê về các lần bệnh nhân đến phòng khám, thời gian trễ, thời gian chờ, thời gian được phục vụ ... nhằm giúp cho quá trình CSKH của phòng khám ngày càng tốt hơn.
Chức năng: Tổng hợp trạng thái lịch hẹn của khách hàng
Phần mềm hiển thị trạng thái lịch hẹn của khách hàng theo 1 ngày, 2 ngày, 1 tuần, 1 tháng.Hiển thị tổng hợp trạng thái của lịch hẹn trong ngày theo:
- Khách hàng hẹn đến phòng khám
- Khách đã đến phòng khám và đang chờ
- Khách hàng đang điều trị
- Khách hàng kết thúc điều trị
- Khách hàng điều trị xong vừa ra về
Chức năng: Lọc thông tin các cuộc hẹn
Phần mềm hiển thị chọn lọc các cuộc hẹn theo: Bác sĩ, Phụ tá, Tài nguyên, Người tạo lịch hẹn
Chức năng: Nhắc lịch cho Bs qua Email
Vào 7h sáng mỗi ngày hệ thống sẽ tự động tổng hợp các công việc, cuộc hẹn cần thực hiện trong ngày và gởi cho BS thông qua Email. Bs chỉ cần nhận email và sắp xếp công việc sao cho thuận tiện nhất.