8 thất thoát Bs cần biết khi quản lý Nha Khoa

Nha khoa là một trong những ngành công nghiệp có tiềm năng phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, để tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho nha khoa, việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh là điều rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 8 thất thoát mà bác sĩ nha khoa cần biết để quản lý hiệu quả hơn.

1.Thất thoát do nhân viên ghi nhận doanh thu không đúng

Một trong những thất thoát lớn nhất và dễ nhận ra nhất đến từ việc nhân viên ghi nhận doanh thu không đúng. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau: do nhân viên cố tình hoặc  vô tình nhập liệu sai hoặc không chính xác. Tưởng chừng là rất dễ quản lý, tuy nhiên tôi đã từng chứng kiến 1 phòng khám ở tỉnh doanh thu không qua lớn nhưng số tiền thất thoát là hơn 200 triệu và cuối cùng các bên phải mời công an vào để giải quyết. Đôi khi Bs, không thể kiểm soát được (đặt biệt là Bs ở thành phố, phòng khám có thương hiệu và muốn mở thêm phòng khám ở tỉnh)  và đành chấp nhận mức thất thoát là 10%, 10% doanh thu có vẻ không quá lớn nhưng nó là  hơn 40% lợi nhuận của Phòng khám Răng.  
Để giảm thiểu thất thoát này, thì ngoài việc huấn luyện nhân viên về quy trình ghi nhận doanh thu và kiểm tra thường xuyên để phát hiện lỗi thì việc cần có 1 hệ thống quản lý tài chính minh bạch là hết sức cần thiết. Giải pháp sẽ có ở cuối bài ạ.

2.Thất thoát do nhân viên chưa biết nghệ thuật Upsell

Upsell hiểu 1 cách đơn giản trong nha khoa, đó là cùng với 1 đối tượng bênh nhân là nhổ răng nhưng ở Nha khoa A thì khách phải trả là 300K, nhưng ở Nha khoa B thì khách chỉ phải trả 200K với cùng mức độ hài lòng, cùng mức giá cho cho dịch vụ Nhỗ răng là 200K. Vậy điều gì đã xảy ra ở nha khoa A, họ bán kèm thêm 1 chai nước muối để khách hàng súc miệng, Bs cũng kê thêm 2 viên thuốc cầm máu trong trường hợp là người có máu khó đông ... Như vậy, nha khoa A đã upsell được 1/2 giá trị đơn hàng và còn mang lại cho KH sự thuận tiện (không phải chạy ra nhà thuốc mua nước súc miệng), cảm giác an tâm vì đã có thuốc hỗ trợ trong trường hợp có gặp vấn đề phát sinh ... và nhiều điều tốt đẹp mà quá trính Upsell đem lại nếu nhân viên của Phòng khám đủ tinh tế. Ngoài ra, Upsell có thể là giới thiệu cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ cao cấp hơn ví dụ implant Hàn Quốc, implant Đức, Implant Thụy Sỹ hoặc giữa các dòng sứ Venus, Lava, Zirconia ... phù hợp với chẩn đoán & khả năng chi trả của khách hàng. 
Vì vậy, nếu nhân viên không biết cách đề xuất các dịch vụ hoặc sản phẩm bổ sung cho khách hàng, nha khoa sẽ mất cơ hội để tăng doanh thu. Bác sĩ nha khoa cần huấn luyện nhân viên về nghệ thuật Upsell và cung cấp cho họ các công cụ cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất. Ở đây, Bs cũng phải  để ý rằng 10% doanh thu tọa thêm do Upsell luôn tạo ra thêm hơn 20% lợi nhuận. 

3.Thất thoát do tỷ lệ chốt sale thấp

Cũng tương tự như Upsell, chốt sale cũng là 1 khoảng thất thoát vô hình mà nhiều Bs mặc định nó không phải là thất thoát vì đó là khoảng tiền mà phòng khám chưa nhân. Tuy vậy, nếu đi sâu hơn 1 chút Bs thấy phía sau 1 lần chốt sale không thành công là 1 khoảng chi phí khổng lồ của Marketing & Quảng cáo, chi phí mặt bằng, chi phí lương của nhân viên và Bs trong thời gian không có việc..... Theo ước tính, chi phí cho 1 khách hàng là trên dưới 500K tùy vào mức độ cạnh tranh ở khu vực của phòng khám. Để giảm thiểu thất thoát này, bác sĩ nha khoa cần có 1 quy trính chốt sale chuẩn 5 sao cũng như gia tăng khả năng chốt sale và nâng cao kỹ năng giao tiếp với khách hàng của toàn bộ nhân viên phòng khám. Ngoài ra, Bs có thể tìm mua một ứng dụng hỗ trợ chốt sale cho phòng Răng cũng là 1 khoản đầu tư không ngoan. Trong trường hợp Bs thật sự quan tâm đến ứng dụng hỗ trợ chốt sale thì có thể contact trực tiếp với Admin qua số Zalo: 0908 030 910

4.Thất thoát do khách hàng cũ rời đi

Nha khoa là 1 trong những ngành dịch vụ mà tỉ lệ trung thành là cực kỳ cao, bạn dễ dàng tìm thấy những trường hợp mà cả họ hàng 3 đời sử dụng dịch vụ ở tại 1 nha khoa duy nhất. Vì vậy, đối với Nha Khoa thì việc nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cấp phòng khám, nâng cao chất lượng dịch vụ, tương tác và CSKH thường xuyên được xem là những điểm mấu chốt để giữ chân khách hàng cũ cũng như có thêm được nhiều khách hàng từ việc giới thiệu (referal) trực tiếp và các bài post trên mạng xã hội. Ở đây, phòng khám cùng cần phải lưu ý các trường hợp CSKH không có  chiến lược rõ ràng, không có lịch trình cụ thể, có những lúc thì chăm sóc dồn dập và có những lúc thì bỏ lơ khách hàng ... Hoặc chăm sóc tùy theo cảm hứng của nhân viên phòng khám. Trong trường hợp phòng khám chưa có ứng dụng về công nghệ thì Admin khuyên mình nên tìm 1 số công cụ, tạo lịch chăm sóc, ghi nhận quá trình chăm sóc hoặc tích hợp một vài kênh chăm sóc tự động thông qua Zalo hoặc Email hoặc SMS. Ngoài ra các chính sách về khuyến mãi dành cho khách hàng cũ cũng nên được cập nhật thường xuyên, 1 số phòng Răng còn có chính sách chiết khấu danh cho người giới thiệu.  

5.Thất thoát do khách hàng quên thanh toán công nợ

Ở đây, thứ nhất là khách hàng vô tình quên và thứ 2 là phòng khám không kiểm soát hoặc không thống kê được số nợ của từng khách hàng. Điều này đến từ việc sử dụng sổ giấy, muốn xem lại thì không có cách nào khác ngoài việc lật từng trang 1 và do tưng dòng. Vì vậy, việc thống kê xem có bao nhiêu khách hàng chưa thanh toán hoàn toàn chi phí điều trị trở nên bất khả thi ... Và đôi khi là phòng khám chọn cách là bỏ qua hoặc không cho phép trả góp, điều này lại vô tình làm giảm ưu thế cạnh tranh của phòng khám hoặc phòng khám sẽ rất khó để triển khai các dịch vụ có giá trị lớn và phải điều trị nhiều ngày như Implant hoặc chỉnh nha. Để giảm thiểu thất thoát này, bác sĩ nha khoa cần có công cụ hỗ trợ để theo dõi chặt chẽ công nợ của khách hàng và tạo ra các chính sách thanh toán linh hoạt để giúp khách hàng thanh toán đúng hạn. 

6.Thất thoát do sắp xếp nhân viên chưa hợp lý

Bạn dễ dàng nhận thấy ở các phòng khám vắng khách và nhân viên thì rất rảnh điều này có vẻ hợp lý, tuy nhiên đứng ở góc độ ở chủ phòng khám sẽ muốn  nhân viên năng động hơn và thay vì ngồi lướt mạng xã hội thì có thể dành thời gian để chăm sóc khách hàng cũ. Trò chuyện, kết bạn và hiểu hơn vấn đề của khách hàng từ đó có các tư vấn và hỗ trợ phù hợp. Một tình trạng khác, đó là việc phân bổ công việc không đều giữa các ngày, có ngày quá nhiều khách có nhiều lại hâu như không có khác, hoặc Bs A thì quá bận trong khi Bs B lại quá ít việc. Từ đó dẫn đến việc Phòng Răng phục vụ được ít khách hơn, chất lượng phục vụ kém hơn và doanh thu càng ngày càng bị thu hẹp là điều tất yếu.

7.Thất thoát nguyên vật liệu

Ngoài tiền lương nhân viên thì chi phí Nguyên vật liệu là một trong những chi phí lớn nhất của nha khoa. Thất thoát nguyên vật liệu có thể dẫn đến sự lãng phí về tài nguyên và tăng chi phí sản xuất. Vì vậy, việc áp dụng 1 hệ thống quản lý số lượng và giá trị sản phẩm tồn kho, quản lý hạn sử dụng, quản lý giá vốn, công nợ nhà cung cấp .. sẽ giúp phòng khám giảm đáng kể chi phí.

8.Thất thoát do không áp dụng công nghệ vào quản lý

Như đã nói ở trên, Phòng khám nha khoa có thể có những thất thoát hữu hình (doanh thu, nguyên vật liệu) và vô hình (chi phí cơ hội, chốt sale không hiệu quả, không có công cụ hỗ trợ upsale, tỉ lệ hài lòng của khách hàng ngày càng thấp ...) là rất lớn. Nếu lấy 1 con số nhỏ nhất và chỉ tính toán dựa trên những thất thoát hữu hình của mỗi phòng khám nhỏ là 5.000.000 VND/tháng, vậy áp dụng công nghệ sẽ là hiệu quả nếu giảm được khoản thất thoát này và có chi phí thấp hơn 5tr thì đã là một khoản đầu tư có lợi. Ngoài ra, áp dụng phòng khám sẽ giúp quản lý hồ sơ bệnh án tốt hơn, CSKH tốt hơn, giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại ở phòng khám .....

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về 8 thất thoát mà bác sĩ nha khoa cần biết để quản lý hiệu quả hơn. Việc cải thiện quản lý có thể giúp nha khoa tăng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời giảm thiểu thất thoát và lãng phí. Bác sĩ nha khoa cần đầu tư vào việc huấn luyện nhân viên, áp dụng các công nghệ tiên tiến và tạo ra các chính sách linh hoạt để nâng cao hiệu quả kinh doanh.