[Bật mí] Nên sử dụng phần mềm nha khoa Online hay Offline (update 2023)

Sau Covid, mọi thứ thay đổi, quản lý kiểu cũ không còn hiệu quả, phần mềm quản lý nha khoa offline không thể làm tốt công tác chăm sóc khách hàng, không thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu mới, cũng như không cung cấp đầy đủ thông tin để giúp cải thiện phòng khám. Doanh thu của phòng khám ngày càng đi xuống, doanh thu chủ yếu phụ thuộc vào Khách hàng trung thành, tuy nhiên phòng khám cũng thể chăm sóc khách hàng cũ đúng cách nếu không có công cụ hỗ trợ. Cũng vì lý do đó, một số phòng khám bắt đầu qua tâm đến chuyển đổi số nhằm tăng trải nghiệm khách hàng, giảm thời gian chờ đợi, cắt giảm bớt chi phí, tăng hiệu suất làm việc phòng khám. Tuy nhiên, một trong những sai lầm của các phòng khám là vẫn áp dụng cách làm cũ, áp dụng phần mềm y chang phần mềm cũ và mong muốn gặt hái được kết quả tốt hơn. Điều này là gần như không thể, một khi bạn không chia sẽ dữ liệu và vẫn mong muốn bộ phận CSKH có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn và mong muốn CSKH phải chăm sóc tất cả khách hàng mà không có công cụ hỗ trợ, không áp dụng tự động hóa các công viêc, không ứng dụng công nghệ mới... Dưới đây là một số nguyên nhân làm quá trình chuyển đổi số phòng khám chắc chắn thất bại:

Không muốn thay đổi cách làm
Giữ quan điểm dữ liệu không chia sẽ là an toàn nhất
Nhìn vào những khó khăn trước mắt và lợi ích trước mắt
Không hiểu được tầm quan trọng của quan hệ khách hàng
Quyết tâm chưa đủ lớn, muốn thay đổi nhưng không bắt đầu

Như đã nói ở trên, nếu còn giữ quan điểm cũ và cách làm cũ thì hầu như không thể có kết quả khác, chính vì vậy hôm nay Maydental mang đến cho quý Phòng khám nha khoa (răng hàm mặt) một góc nhìn mới về phần mềm CRM - quản lý và vận hàng nha khoa Online:

Góc nhìn 360 độ về khách hàng:

Khác với các hệ thống offline chỉ tập trung vào một góc nhìn duy nhất là tài chính, khách hàng đã trả bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu. Thì các hệ thống Online, sẽ giúp phòng khám nha khoa có cái nhìn toàn diện về khách hàng: khách có hài lòng với dịch vụ hay không, khách đã đến phòng khám bao nhiêu lần, sử đụng dịch vụ gì, hình ảnh mỗi lần điều trị ra sao, các tương tác của phòng khám đối với khách hàng là gì? phòng khám đã giới thiệu với khách hàng những chương trình khuyến mãi nào ....

Khi đã am hiểu khách hàng thì việc chăm sóc khách hàng sẽ giúp phòng khám răng:

Giữ chân khách hàng và tăng mức độ trung thành của khách hàng
Tạo ra một kênh quảng cáo miễn phí
Chăm sóc khách hàng tốt giúp giảm thiểu những phàn nàn, khiếu nại của khách hàng
Chăm sóc khách hàng tốt giúp thu hút khách hàng tiềm năng
Chăm sóc khách hàng chính là một ưu thế cạnh tranh của phòng khám

Hiệu suất và giải phóng sức lao động:

Trước đây, Tiếp tân cần 5 phút để tìm hồ sơ của một bệnh nhân thì nay chỉ mất 30s đề tìm kiếm, kết quả là 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh tất cả góc nhìn của 1 khách hàng. Công việc cskh được thực hiện qua loa và không có kết hoạch cụ thể thì nay tất cả sẽ được lên lịch một cách tự động, khoa học (chăm sóc ai, khi nào, lý do và cách thức chăm sóc) và phân chia rõ ràng theo một kịch bản được phòng khám thiết lập trước. Phòng răng cũng không cần một lực lương tiếp tân đông đảo như trước mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc nhờ có lịch hẹn rất rõ ràng, hồ sơ sỗ sách được lưu trữ online, các công việc như nhắc hẹn, chúc mừng sinh nhật, nhắc lich tái khám định kỳ, nhắc thanh toán đều được thực hiện 1 cách tự động.

Bảo mật và khai thác tốt hơn

Đối với các giải pháp Offline, dữ liệu được lưu trữ trên máy tính ngay tại phòng khám, tuy nhiên vẫn tìm ẩn những nguy cơ sau:

Cháy nỗ và các sự cố do virus gây ra
Dữ liệu được lưu trữ và điều chỉnh bởi 1 người nên không có gì đảm bảo nó là đúng
Dữ liệu không được các bộ phận khác khai thác nên không có người đối chiếu và làm tăng độ chính sát của thông tin
Dữ liệu được trao đổi bằng cách in ra giấy nên rất khó kiểm soát
Dữ liệu được lưu trữ bởi một vài nhân viên công ty nên khi nào dữ liệu được tuồng ra ngoài thì cũng khó mà kiểm soát được

Đối với các phần mềm CRM nha khoa thì dữ liệu được chia sẽ và khai thác bởi nhiều bộ phận khác nhau, vì vậy dữ liệu phải luôn được cập nhật và đảm bảo tính chính xác. Trong 1 số trường hợp phòng khám có thể chia sẽ với bệnh nhân qua tin nhắn hay email thì dữ liệu sẽ được kiểm tra một lần nữa điều này như là một cơ chế tự kiểm tra của dữ liệu. Mức độ quảng bá và khai thác dữ liệu càng lớn thì tính chính xác càng cao. Ngoài ra, hệ thống dữ liệu của phòng khám còn được đảm bảo bởi các nhà cung cấp dịch vụ cloud hàng đầu thế giới là Amazon và Digital Ocean. Chính vì điều này mà quý Bác sĩ có thể hoàn tonaf an tâm khi lưu dữ liệu trên Cloud.

Kết nối dữ liệu giữa các bộ phận

Đối với phần mềm quản lý phong khám Offline thì dữ liệu được bảo mật hoàn toàn và chỉ phục vụ 2 việc là quản lý tên bệnh nhân và các phiếu thu trên từng khách hàng. Phần mềm thiên về quản lý thu chi hơn là phục vụ vận hành và phối hợp giữa các bộ phận sale, cskh, marketing, tiếp tân, bác sĩ, phụ trợ và kế toán. Vì vậy thường bạn chỉ thấy PM xuất hiện ở bàn tiếp tân và không xuất hiện ở bất cứ nơi nào khác. Quản lý phòng khám muốn biết thông tin cũng phải đợi báo cáo được in ra giấy và kiểm tra trên giấy để đối chiếu sổ sách. Điều này sẽ phải thay đổi hoàn toàn từ mindset cho đến cách làm khi các phòng răng muốn áp dụng phần mềm CRM - quản lý và vận hành nha khoa.

Công cụ tra cứu chính xác

Ngược lại, với phần mềm online, dữ liệu được lưu trữ tập trung, cho phép phòng khám truy xuất với góc nhìn 360 về bệnh nhân bao gồm: thông tin cá nhân, kế hoạch điều trị, quá trình điều trị, toa thuốc, labo,thu chi , các tương tác với CSKH, hình ảnh trước và sau dịch vụ ... Phần mềm trở thành nơi tra cứu trung tâm về thông tin của bệnh nhân một cách nhanh chóng và đầy đủ hơn rất nhiều so với hồ sơ giấy.

Tiết kiệm chi phí nhân sự

Giả sử trong trường hợp, PK có một hệ thông gồm 3 máy tính trong đó 1 máy tính đóng vai trò là server (mở 24/24), thì ngoài chi phí đầu tư server, pK cũng sẽ phải duy trì: tiền điện, tiền máy lạnh cho server và ít nhất 0.5 nhân sự để chăm sóc các vấn đề liên quan đến mạng và server trong PK. Nhân viên IT sẽ giúp phòng khám vận hành phần mêm trơn tru thay vì cứ năm phút lại gọi nhà cung cấp. Hơn nữa nhà cung cấp cũng chưa chắc giải quyết được, nếu đó là vấn đề liên quan đến mạng nội bộ của phòng khám hay do máy tính bị virus và hư luôn ổ cứng.

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Thông thường để thiết lập PM tại 1 phòng khám nhỏ, thì tiền đầu tư ban đầu không chỉ là tiền mua PM mà còn là chi phí mua máy tính mới, trong trường hợp có nhiều hơn 1 máy tính sử dụng PM thì PK còn phải trang bị thêm 1 server và hệ thông mạng, hub đi kèm. Chi phí phát sinh ban đầu không phải là nhỏ, từ 12 - 28 triệu, tùy vào quy mô phòng khám. Nếu muốn đùng PM Maydental - CRM Ngành Nha Bs chỉ cần phải bỏ ra 300K/tháng. BANNER 3100.jpg

Tránh trường hợp gian lận và trộm cắp tiền bạc

Với chức năng hỗ trợ điều chỉnh dữ liệu thông qua OTP, dữ liệu tạo ra chỉ có thể chỉnh sửa trong vòng 15 phút. Còn lại dữ liệu được lưu trữ ở dạng Readonly và không có ai can thiệp vào nó trừ khi chủ PK cung cấp thông tin OTP. Điều này tránh được rất nhiều trường hợp gian lận do thay đổi và bùa phép số liệu trước khi làm báo cáo như đối với Offline. Ngoài ra dữ liệu 1 khi đã update thì quản lý và những bộ phận khác cũng nhìn thấy được. Làm cho, dữ liệu được quan sát bởi rất nhiều người, chứ không chỉ riêng 1 mình bạn thu ngân. Giúp cho việc giảm thiểu mất mát ở mức tối đa.

Truy xuất hệ thống báo cáo dễ dàng

Đã qua rồi cái thời phải đợi cuối tháng in báo cáo mới biết được kết quả kinh doanh. Với phần mềm quản lý phòng khám Online, dữ liệu luôn ở đó và chờ bạn khai thác. Các mẫu báo cáo đã được tổng hợp theo cách làm trực quan nhất, và Bs có thể truy cập bất cứ lúc nào, bằng bất cứ thiết bị nào. Mở ứng dụng Maydental, vào mục tổng quan Bs sẽ thấy ngay:

Tổng doanh thu vs kỳ liền trước
Số phút trên ghế vs tốc độ làm ra tiền của PK
Thời gian chờ trung bình của khách hàng
Tổng số khách hẹn
Tổng số khách hàng mới
Tổng dư nợ của khách hàng vs dư nợ khó đòi
Số lượng khách đã lâu chưa qua lại
Số lượng khách hàng còn có giá trị khai thác ...

THông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác hơn

Với phần mềm online, sẽ không còn khái niệm lập báo cáo, dữ liệu của cả phòng khám và các chi nhánh được quản lý tập trung, dữ liệu luôn sẳn sàng và chờ bạn khai thác. Dữ liệu đầy đủ cùng các phân tích nhiều chiều giúp chủ phong khám có thể ra quyết định nhanh chóng.

Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Trước nay, không nhiều phòng khám quan tâm đến vấn đề này, tuy nhiên ít bác sĩ hiểu được rằng bệnh nhân hiếm khi đánh giá được trình độ chuyên môn của phòng khám, nhưng lại rất dễ có ấn tượng tốt đối với những hỏi thăm ân cần.
Tuy nhiên việc chăm sóc ai, khi nào và lý do chăm là gì, ghi nhận kết quả ra sao, làm sao thể hiện được khách không hài lòng cho Bs và tiếp tân biết là một vấn đề không đơn giản. Nó đòi thông tin phải xuyên suốt và cập nhật liên tục giữa các bộ phần Điều trị, Tiếp tân, CSKH, Telesale ... Với Maydental công việc này trở nên tự động và chuyên nghiệp

Tuy nhiên, không thể phủ nhận lợi ích của Phần mềm quản lý nha khoa số Offline, và nó vẫn sẽ phù hợp trong các trường hợp sau:

Bs làm việc 1 mình và mở phòng mạch tại nhà, lượng khách không nhiều và không cần thay đổi
Bác sĩ làm đến đâu thu tiền tới đó, không nhất thiết phải nhớ nhiều
Phòng khám vận hành theo kiểu truyền thống ai đến thì phục vụ và không cần phải CSKH hay marketing
Phòng khám trước giờ vẫn ổn và không cần cải thiện gì trong nhiều năm tiếp theo
Chủ phòng khám ngại thay đổi, trước sao giờ cứ làm như vậy
Phòng khám đã có thương hiệu và không cần kiếm thêm khách hàng

Tuy vậy trong kinh doanh, không tiến về phía trước có nghĩa là mình đang đứng yên. Nếu bạn muốn thay đổi các làm, muốn tăng doanh thu, muốn giảm chi phí, muốn phát triển bền vững thì hãy chọn cho mình 1 giải pháp online để phòng khám không bị bỏ lại phía sau về công nghệ