[Top 7] công việc phòng khám nên làm trong mùa dịch covid

Phòng khám nha khoa thường ngày là môi trường bận rộn, tấp nập khách hàng, bệnh nhân đến thăm và khám chữa bệnh. Nhưng trong thời gian giãn cách xã hội vì dịch Covid-19, các phòng khám phải thực hiện các biện pháp cách lý theo chỉ thị 15,16 của chính phủ như là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu sự lây truyền dịch bệnh giữa nhân viên, bệnh nhân và khách thăm khám. Nha khoa nên làm gì trong mùa dịch, hãy cùng Maydental liệt kê các công việc hữu ích mà phòng khám nên thử:

1. Phân loại khách hàng:

Trong kinh doanh, người ta thường nói về câu chuyện của cặp vợ chồng kinh doanh rau muống, như bao người khác, hàng ngày họ đến các chợ đầu mối mua rau muống về bán lại lấy lời với tỷ xuất lợi nhuận là 10% - 20%, tuy nhiên cặp vợ chồng này đã bỏ thêm 1 ít công để phân loại, rau ngon đẹp thì họ chuyển đến các nhà hàng năm sao, quán ăn gia đình, rau cọng dài thì bỏ cho các quán lẩu, rau đẹp thì bỏ lại cho các tiệm tạp hóa, để dành một số bó rau non cho khách hàng thân thiết ... Chỉ vậy mà công việc kinh doanh rau muống của họ ngày càng phát triển với tỷ suất lợi nhuận cao gấp 2-3 lần so với những hộ kinh doanh khác. Bài học rút ra ở câu chuyện trên là nếu không phân loại thì chỉ có thể bán 1 mức giá, sản phẩm sau khi phân loại trông có vẻ cao cấp hơn và dễ dàng được bán với mức giá cao hơn. Và điều này hoàn toàn đúng khi phòng khám tương tác với khách hàng.

Với lý do quá bận rộn với công việc thường ngày hoặc sử dụng các công cụ quản lý lạc hậu (như sổ ghi chép), phòng khám thường không có phân loại khách hàng để chăm sóc hoặc hầu như không chăm sóc, khách hàng tự đến với phòng khám là do danh tiếng của Bác sĩ hoặc vị trí kinh doanh thuận lợi.

Thì đây là thời gian vàng để PK Nha khoa kiểm tra thông tin khách hàng có đầy đủ thông tin chưa, nếu chưa bổ sung đầy đủ thông tin, gồm tên khách hàng, số điện thoại khách hàng, địa chỉ khách hàng, dịch vụ sử dụng, quá trình điều trị khách hàng.... để dữ liệu được rõ ràng. Giúp PK phân loại:  khách hàng niềng răng - chỉnh nha, khách hàng Implant, khách hàng làm răng sứ, khách hàng cũ, khách hàng mới, khách hàng đã lâu chưa quay lại phòng khám, khách hàng còn dịch vụ chưa điều trị, khách hàng tiềm năng sử dụng một dịch vụ mới... Phân loại khách hàng chính xác là điều kiện tiên quyết để khai thác và truy xuất dữ, hỗ trợ đắc lực cho phòng khám trong việc CSKH, marketing, re-marketing sau này.
Tham khảo: https://blog.tomorrowmarketers.org/cac-cach-phan-khuc-khach-hang-nham-tiep-can-dung-doi-tuong-muc-tieu/

2. Tìm hiểu về phần mềm quản lí và vận hành phòng khám(PK):

Trong quá trình triển khai phần mềm  tại các phòng khám, chúng tôi nhận thấy rằng, phòng khám gần như trung thành tuyệt đối với phần mềm mình đã và đang sử dụng. Đơn cử là 1 phòng khám nha khoa tại Tp.HCM vẫn còn sử dụng phần mềm quản lý nha khoa được viết từ bằng ngôn ngữ Foxpro những năm 1994 (nếu bạn hỏi qua các lập trình viên thì không nhiều người biết đến ngôn ngữ này), sử dụng Font VNI và không còn được hỗ trợ trên Windowns 10. Do bị lỗi về font chữ nên nhân viên chỉ đoán bằng cá ký tự dùng quen mắt hoặc tìm theo mã số. Phần mềm chủ yếu lưu lại mã hồ sơ + họ và tên + 1 vài thông tin liên quan đến các phiếu thu, còn lại là quản lý trên giấy, nếu bạn đến phòng khám sẽ thấy 1 cuốn sổ cái rất to với chữ viết chi chít + với 1 phòng chứa hồ sơ bệnh án ... Hoặc có thể dùng nhiều phần mềm khác nhau để cùng quản lý & vận hành phòng khám, mỗi phần mềm cho một mục đích khác nhau. Dẫn đến khó khăn trong việc đồng bộ thông tin giữa các PM.

Tuy khó khăn là vậy, nhưng ít khi nhân viên chủ động để đi tìm 1 giải pháp quản lý PK tốt hơn với lý do trước giờ phòng khám cũng vẫn hoạt động được, trường hợp  quá tải thì thêm người ... Tuy vậy, mình cũng không thể nào sử dụng hồ sơ giấy mãi được vừa tốn công tìm kiếm, không gian lưu trữ ... trong khi phòng khám kế bên đã bắt đầu áp dụng công nghệ, sử dụng bệnh án điện tử, lưu trữ và chia sẽ trên cloud, đặt hẹn không chạm, quét mã QR thanh toán, SMS chăm sóc khách hàng ...  Và đây là thời gian tốt nhất để Bác sĩ và nhà quản lý phòng khám tìm hiểu các dịch vụ, phần mềm quản lý phòng khám nha khoa  hiện nay để áp dụng và quá trình quản lý và vận hành giúp phòng khám phát triển bền vững.

Xem thêm: #10 lý do nên chọn phần mềm nha khoa online
 

3. Chuẩn bị Profile phòng khám trên Internet:

Công cuộc chuyển đổi số từ Offline sang Online đang dịch chuyển mạnh mẽ trên hầu hết các lĩnh vực tại Việt Nam và trên toàn thế giới. Lĩnh vực Nha khoa có thể chậm hơn, nhưng nó là xu hướng tất yếu vì vậy tốt nhất là PK nên tìm cách đón đầu hơn là chối bỏ trong vô vọng. Khi dịch Covid-19 xảy ra, bạn có thể thấy những chuỗi nha khoa mạnh, hào nhoáng với 10-15 phòng khám, nay chỉ còn giữ lại 1 PK để giữ lại thương hiệu. Sau đây là 1 số gợi ý nhỏ giúp PK có profile tốt trên internet và đón đầu xu hướng này:
 

A. Google Map:

Có những Bác sĩ mở PK 10 năm nhưng vị trí của PK trên Google Map vẫn chưa có, hoặc có nhưng PK chưa qua tâm đến đánh giá và review của khách hàng về địa điểm của mình hoặc đôi khi địa chỉ của phòng khám được sử dụng để cung cấp 1 dịch vụ không liên quan...  thì đây là thời gian vàng để tìm hiểu và thực hiện. Và chúng tôi cũng xin bật mí là đăng ký địa chỉ phòng khám trên Google map là hoàn toàn miễn phí và  Bác sĩ có thể tự tay thực hiện được. Trong trương hợp cần thông tin hỗ trợ xin đừng ngại, hãy ngọi ngay cho chúng tôi (thông tin liên hệ ở cuối bài viết).
 

B. Google Search & website:

Đối với người chưa biết, kết quả seach không quá quan trọng, nhưng thật sự có 1 vị trí tốt trong kết quả tìm kiếm của google cũng tương tự như mình mua được một mặt tiền đẹp trên con đường tại trung tâm thành phố. Hãy tưởng tượng, điều gì xảy ra nếu mọi lượt tìm kiếm từ phòng khám nha khoa, đến răng sứ, bảng giá implant, các chăm sóc khi niềng răng, sâu răng ở trẻ 4-5 tuổi ... đều dẫn đến website cả phòng khám. Nếu vậy thì Bác sĩ có thể tiếp cận được hầu hết công dân Việt Nam đang quan tâm đến vấn đề răng miệng chứ không phải chỉ 1 vài khách hàng quanh khu vực của phòng khám. Google search có mức độ khó cao hơn nhưng nếu biết cách mình cũng sẽ làm được. Chúng tôi cũng sẵn sàng bật mí các cách làm sao để có vị trí tốt trên Google nếu Bác sĩ quan tâm.

C. Facebook Fanpage:

Đối với Nha khoa thì facebook là nơi tuyệt vời để giới thiệu và lan tỏa thông tin phòng khám, hình ảnh, video các case thành công, những hàm răng tỏa nắng, tương tác và cảm nhận yêu thương của khách hàng dành cho đội ngũ Bác sĩ và nhân viên hỗ trợ, tất cả sẽ làm nên uy tín và tên tuổi của phòng khám trên cộng đồng.

Ngoài ra, fanpage cũng còn là nơi chia sẻ các bí quyết chăm sóc răng miệng, lưu ý khi làm răng sứ hoặc là các chăm sóc khi niềng răng, giải quyết các thắc mắc đại loại như 80 tuổi có nên cắm implant không ... đến với khách hàng yêu thương cũng như người thân của họ. Nếu làm tốt facebook có thể trở thành 1 kênh chuyên sâu về việc chăm sóc răng miệng. Một khi khách hàng đã yêu thích thương hiệu của bạn online, yêu thích các câu trả lời dí dỏm thì việc sử dụng dịch vụ hoặc giới thiệu người thân sử dụng dịch vụ chỉ là vấn để thời gian.

D.TikTok:

Nỗi lên như là 1 nền tảng có thể lật đổ được đế chế Facebook, Tiktok giúp PK tạo nên 1 hình ảnh trẻ trung vui nhộn trong mắt của thế hệ GenZ bằng các clip ngắn sinh động, chất. Và nó sẽ  giúp các doanh nghiệp  trong việc làm marketing để tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để thu hút hàng ngàn khách hàng, phòng khám nên tạo ra kênh tiktok riêng và vận dụng tối đa để ứng dụng để marketing hiệu quả bằng những video ngắn 15s và các chương trình khuyến mãi vui nhộn, thu hút được người xem.

Trên nền Tiktok, người xem đặc biệt qua tâm đến tính giải trí (trong vòng 5-30s bạn phải thu hút được người xem), vì vậy cần phải trình bày các vấn đề về răng miệng, hỏi đáp, chương trình khuyến mãi theo một phong cách hoàn toàn khác và mang đậm tính giải trí. Vì vậy cũng đòi hỏi phòng khám phải đầu tư kha khá để có thể sáng tạo nội dung trên nền tảng này. Tuy vậy, nếu không bắt đầu thì chắc chắn kết quả chỉ là con số 0 tròn trĩnh, cứ bắt đầu và bạn sẽ tìm ra các sáng tạo nội dung của riêng mình.

E. SMS Brandname & Zalo OA:

Khi mà các mạng xã hội (Facebook & Tikok) nỗi lên như 1 kênh tuyệt vời để chăm sóc và giữ chân khách hàng trẻ, thì Zalo & SMS lại len lỏi và trở thành 1 kênh giao tiếp mặc định của rất nhiều người Việt. Với hơn 50 triệu người dùng tại Việt Nam, Zalo thật sự là một trong những kênh chăm sóc khách hàng tiện lợi nhất hiện nay, đặc biệt là các tương tác 1-1. SMS Brandname và Zalo OA có thể sẽ tốn 1 chút về chi phí và thời gian đăng khí cũng tương đối dài... Vì vậy hãy dành thời gian để đăng ký ngay.

F. Xây dựng thương hiệu cá nhân của Bác sĩ:

Thương hiệu cá nhân ( Personal Brand) là hình ảnh, giá trị, phản ánh tính cách, năng lực, trình độ chuyên môn của Bác sĩ, giúp họ trở nên nổi bật so với những người xung quanh. Xây dựng thương hiệu cá nhân có thể hiểu là tiếp thị cho chính bản thân mình và những thương hiệu mà mình đang sở hữu.
Thương hiệu cá nhân của Bác sĩ được đo lường qua các tiêu chí:

• Mức độ được biết đến.
• Những giá trị, thành tích hay phẩm chất.
• Mức độ ảnh hưởng với công chúng.

Thương hiệu các nhân và thương hiệu của tập thể hay phòng khám có mối liên hệ mật thiết với nhau, vì vậy mỗi Bác sĩ nên quan tâm nhiều hơn khi nó không còn là tài sản của riêng mình, 8 bước xây dựng thương hiệu cá nhân thành công:

Xác định mục tiêu: Cá nhân cần xác định rõ và chi tiết các mục tiêu xây dựng thương hiệu các nhân(THCN), có thể lượng hóa bằng các con số theo một kế hoạch cụ thể. Quan trọng hơn, hàng ngày, mỗi cá nhân cần chăm chỉ, cần mẫn và sáng tạo trong thực hiện các kế hoạch và trao đổi trau dồi kiến thức chuyên muôn.

Xác định giá trị riêng của mình: Mỗi Bác sĩ xây dựng giá trị riêng của mình để thu hút người xem, thu hút bạn bè, khách hàng tiềm năng. Bác sĩ có thể chọn để trở thành chuyên gia hàng đầu về: Implant, Chỉnh nha, Nội nha ...

Xác định điểm mạnh của bản thân: Trong quá trình xây dựng thương hiệu, mỗi cá nhân cần phải xác định các điểm mạnh, điểm yếu và sự khác biệt nhất của mình; Xác định các yếu tố để tạo nên cá tính, quan điểm sống, quan điểm làm việc. Phát triển các nội dung bài viết, hình ảnh, video liên quan … để dần hình thành giá trị thương hiệu.

Xác định bản sắc cá tính: Mỗi con người là một sự khác biệt, không ai giống ai. Như vậy, muốn phát triển được thương hiệu bản thân, mỗi cá nhân cần có bản ngã hay bản sắc (cá tính, cái tôi) của mình để theo đuổi phong cách, cũng như hình ảnh mang tính thống nhất cao. Sáng tạo, độc đáo, bản sắc là những điều mà các cá nhân cần quan tâm trong bước này để có thể xây dựng thương hiệu cá nhân(THCN) thành công.

Xác định phong cách: Phong cách sống hay lối sống của mỗi cá nhân được xác định bởi bản sắc cá tính, trí tuệ, thói quen, trình độ học vấn và cách thể hiện trên mạng xã hội. Phong cách thể hiện hình ảnh cá nhân cần có tính nhất quán và sáng tạo, nhưng quan trọng hơn cả, phải là phong cách thật của chính cá nhân.

Cam kết hình ảnh: Việc xây dựng THCN cần có những cam kết mạnh mẽ từ chính mỗi cá nhân. Nghĩa là, mỗi cá nhân cần đưa ra các hình ảnh mang tính cam kết, tin cậy và rõ ràng cho khách hàng mục tiêu. Có thể hiểu đó là một lời hứa, một thông điệp truyền thông xuyên suốt từ đầu tới cuối dành cho THCN.

Xác định các yếu tố hỗ trợ cho thương hiệu: Thương hiệu cần được thiết kế bởi các video, hình ảnh, bài viết, ngôn từ, câu chuyện, font chữ, nội dung và tần suất đăng bài, các công cụ phân phối thông tin… Vì vậy, cần sử dụng các công cụ thuộc hệ sinh thái THCN, tập trung vào chiến lược nội dung số để xây dựng thương hiệu, bằng cách thúc đẩy các yếu tố hỗ trợ thương hiệu, sản xuất các nội dung có chất lượng, đánh vào cảm xúc, niềm tin… của người xem.

Kể câu chuyện về nhân hiệu: Cụ thể như kể chuyện đời, chuyện người, chuyện khách hàng, chuyện sản phẩm, chuyện dịch vụ, trải nghiệm người dùng, trải nghiệm cuộc sống… theo phong cách riêng của cá nhân. 

Tham khảo: https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/xay-dung-thuong-hieu-ca-nhan-thoi-ky-cach-mang-cong-nghiep-40-309895.html
 

4. Tìm kiếm nhà cung cấp mới:

Chọn đúng nhà cung cấp bao gồm nhiều thứ hơn là dựa vào giá cả. Sự lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào một loạt các yếu tố như giá trị, chất lượng, độ tin cậy và dịch vụ. Cách bạn cân nhắc tầm quan trọng của các yếu tố khác nhau này sẽ dựa trên các ưu tiên và chiến lược của phòng khám bạn. Đã đến lúc bạn nên thử tìm một nơi cung cấp thiết bị, nguyên vật liệu hay là kết hợp với một Labo mới.

 

5. Kiểm kho, hàng hóa và vật tư:

Ở các thời điểm thuận lợi việc quản lý kho không mấy cấp bách vì PK mua bao nhiêu thì dùng hết bấy nhiêu, và việc hàng cận date hiếm khi xảy ra. Tuy nhiên, giãn cách xã hội đẩy PK đến với 1 trạng thái mới, lượng khách giảm một cách đột ngột thì việc kiểm kho, kiểm tra hàng cận date, kiểm tra các vận dụng dư thừa ... để sử dụng một cách hiệu quả nhất lại trở thành một trong những điều kiện tiên quyết giúp cho phòng khám vượt qua thời gian khó khăn này. Tiết kiệm và cắt giảm chi phí được đặt lên hàng đâu khi mà doanh thu không tăng do lượng khách đến phòng khám khá là hạn chế.

6. Tham gia các khóa học:

Ai cũng biết, đầu tư vào chính bản thân hay nói cách khác là đầu tư vào con người luôn là hoạt động đầu tư khôn khoan nhất. Tranh thủ thời gian này, hãy đăng ký và cho phép nhân viên phòng khám tham gia các lớp kỹ năng để nâng cao tay nghề hay các lớp soft skill để đạt hiệu quả tốt hơn trong công việc, 1 số khóa học có thể tham khảo như:

• Quản lý chất lượng phòng khám
• Hiểu và chăm sóc khách hàng
• Lãnh đạo trong nha khoa
• Maketing trong ngành nha
• Nâng tầm phòng khám với lean sigmar 
• Mài chỉnh chọn lọc, điều chỉnh khớp cắn
• Các phương pháp kiểm soát cho khớp cắn
• Khớp cắn tĩnh và khớp cắn động
• Các nguyên tắc chẩn đoán khớp cắn

Thông tin về các lớp học Bs có thể tham khảo tại: https://edu.dentalpacific.info/occlusioncourse?fbclid=IwAR1YM_1y2ZrAEd7uy6aVU8RnvykEBaUuWrgh0TaLMSO-A5z64mW-ElGiw90

Sau một thời gian dài làm việc tại PK, việc quay lại trường với các bài học đơn thuần về lý thuyết có thể giúp các bạn phát triển lên một tầm cao mới. Hoc online cũng là 1 lựa chọn tốt mà phòng răng cũng có thể tham khảo.

7. Thay đổi nhân sự

Một các khác để đầu tư vào con người đó là tuyển dụng nhân sự mới, ở thời điểm hiện tại khi mà quá trình giãn cách được thực hiện ở khắp mọi nơi, số lượng phòng khám phải tạm đóng của là rất nhiều, vì vậy lượng nhân sự có tay nghề chuyên muôn cao cần thay đổi công việc sẽ nhiều hơn. Và đây thật sự là thời điểm vàng để phòng khám có thể chọn lựa các cộng sự có tay nghề chuyên môn cao và phù hợp với văn hóa của PK. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm phù hợp để loại bỏ các cá nhân không phù hợp mà không ảnh hưởng lớn đến viêc vận hành phòng khám. 

Trên đây là những chia sẻ về các công việc phòng khám cần làm khi giãn cách xã hội. Hy vọng qua bài viết này, các bạn áp dụng hiệu quả cho phòng khám của bạn. Hãy truy cập maydental.vn để biết thêm nhiều thông tin bổ ích về nha khoa nhé. Chúc các Bác sĩ thành công! 
 

Thông tin liên hệ:

Mr. Ý :  0908.030.910
Website: maydental.vn

Maydental Team